Tổng hợp 12 cách giúp việc họp và làm việc trực tuyến hiệu quả trong mùa dịch

Do dịch bệnh Covid -19 nên việc họp và làm việc trực tuyến là lựa chọn hoàn hảo nhất hiện nay. Dưới đây là tổng hợp 12 cách giúp việc họp và làm việc trực tuyến trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết.

Việc họp và làm việc trực tuyến đang là xu hướng hiện đại được nhiều cơ quan, đơn vị, công ty thực hiện. Với cách này sẽ giúp hạn chế được lây lan dịch bệnh đồng thời vẫn đảm bảo công việc được duy trì. Bài viết dưới đây xin chia sẻ cùng bạn 12 cách giúp việc họp và làm việc trực tuyến được hiệu quả hơn.

1 Tắt micro khi không cần nói chuyện

Trong quá trình họp và làm việc trực tuyến bạn nên tắt micro và chỉ bật lên khi cần trao đổi hoặc nêu ý kiến của riêng mình. Còn nếu như bạn bật micro liên tục, những tạp âm xung quanh sẽ khiến người cùng họp khó chịu, buổi họp sẽ trở nên rất ồn ào.

Tắt micro để buổi họp được tập trung hơn

Do vậy khi họp trực tuyến tắt micro chính là phép lịch sự để tránh gây ảnh hưởng đến mọi người đang tham gia cuộc họp, đồng thời giúp buổi họp được tập trung và nghiêm túc hơn.

2 Nên lựa chọn địa điểm yên tĩnh, phù hợp để họp, làm việc

Việc chọn địa điểm yên tĩnh, phù hợp để làm việc, họp trực tuyến là điều bạn nên làm bởi chỉ có ở nơi yên tĩnh mới giúp bạn tập trung làm việc được, đồng thời có thể thoải mái trình bày quan điểm, ý kiến của bản thân.

Chọn vị trí yên tĩnh, thoải mái để tham gia cuộc họp

Nếu như bạn làm việc trực tuyến ở nơi đông người hoặc nơi có quá nhiều tiếng ồn không chỉ ảnh hưởng đến bạn mà còn ảnh hưởng đến những người tham gia cuộc họp.

3 Không được tự ý rời/vào cuộc họp

Khi bạn tham gia các buổi họp, làm việc trực tuyến hãy đảm bảo rằng bạn sẽ luôn theo sát trong suốt quá trình họp, làm việc, không tự ý rời đi vì điều này có thể khiến bạn theo dõi và nắm bắt thông tin không đầy đủ.

Tự ý rời cuộc họp thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp

Ngoài ra bạn cứ thường xuyên thoát ra, rồi lại chen ngang cuộc họp sẽ khiến những người tham gia cuộc họp cảm thấy không được tôn trọng, đồng thời họ sẽ đánh giá bạn là người làm việc thiếu chuyên nghiệp.

Mẹo hay dành cho bạn đó chính là trong quá trình họp và làm việc trực tuyến bạn không nên sử dụng quá nhiều ứng dụng sẽ khiến máy dễ bị quá tải và tự thoát ra ngoài.

4 Sử dụng chức năng chat hợp lý

Sử dụng chức năng chat hợp lý với hoàn cảnh và tính chất cuộc họp là điều mà bạn nên lưu ý khi họp và làm việc trực tuyến.

Sử dụng tính năng chat hợp lý

Vì nếu như không có sự thống nhất trong việc sử dụng chức năng chat sẽ khiến bản thân bạn và những người đồng nghiệp gặp khó khăn trong việc trao đổi, nắm bắt thông tin của cuộc họp đang diễn ra.

5 Chuẩn bị sẵn kế hoạch, lịch trình họp

Việc lập ra kế hoạch cũng như lịch trình họp cụ thể sẽ giúp người họp có sự chuẩn bị chu đáo hơn về nội dung tham gia cũng như ý kiến trình bày trong cuộc họp.

Cần lên kế hoạch trước cho cuộc họp

Trong trường hợp bạn là host (người chủ trì), hãy đảm bảo cuộc họp của mình được diễn ra an toàn và hiệu quả nhất. Đồng thời đây cũng là dịp để bạn thể hiện năng lực quản lý, giao tiếp của mình đối với các nhân viên.

6 Nói tên mình trước khi phát biểu

Nên nói tên trước khi phát biểu

Trước khi bạn phát biểu điều bạn nên làm đó chính bật micro lên và nói tên của mình để mọi người chú ý và nhớ rõ hơn về nội dung bạn trình bày. Đồng thời đây cũng là hành động thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân, thích ứng nhanh khi làm việc trực tuyến.

7 Ghi lại nội dung cuộc họp nếu cần

Khi bạn tham gia họp, làm việc trực tuyến trên điện thoại, máy tính sẽ xuất hiện tính năng ghi lại nội dung cuộc họp và bạn đừng quên sử dụng tính năng này nhé!

Với việc lưu lại nội dung cuộc họp sẽ giúp bạn rà soát, nắm bắt lại thông tin để phục vụ cho quá trình thực hiện công việc, cũng như có thể chia sẻ với những đồng nghiệp đã bỏ lỡ cuộc họp.

Chuẩn bị sẵn tập, viết để ghi chép nội dung cuộc họp

Trường hợp nếu bộ nhớ máy của bạn không đủ để lưu trữ toàn bộ thông tin cuộc họp thì bạn có thể chọn cách ghi chép truyền thống đó là ghi vào sổ tay, tập giấy…

8 Đảm bảo có mặt đúng giờ

Hãy đảm bảo rằng bạn sẽ tham gia cuộc họp, buổi làm việc trực tuyến đúng giờ, điều này không chỉ thể hiện được tính nghiêm túc, chuyên nghiệp của bạn mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm của bạn đối với công việc.

Có mặt đúng giờ để tham gia cuộc họp

Việc mọi người tham gia buổi họp đúng giờ sẽ giúp cuộc họp nhanh chóng được diễn ra, suôn sẻ đặc biệt là bạn sẽ không bị bỏ lỡ bất cứ nội dung thông tin nào.

9 Đề cao sự tương tác

Tương tác để giúp cuộc họp hiệu quả hơn

Nếu bạn đóng vai trò là người lãnh đạo, thì trong buổi họp, làm việc bạn cần tạo điều kiện để các nhân viên của mình thường xuyên được tương tác, đóng góp ý kiến và phản biện. Đồng thời nhân viên cũng không được trốn tránh mà chủ động đóng góp ý kiến để buổi họp được hiệu quả hơn.

10 Kiểm tra thiết bị, đường truyền mạng trước khi họp

Để cuộc họp của mình không bị gián đoạn thì bạn nên kiểm tra thiết bị cũng như đường truyền mạng trước khi bước vào cuộc họp 10-15 phút. Ví dụ như:

Kiểm tra đường truyền để đảm bảo cuộc họp không bị gián đoạn

Trên điện thoại: Bạn cần đảm bảo rằng đường truyền Internet phải đủ mạnh, điện thoại không bật quá nhiều ứng dụng khiến mạng quá tải và làm bạn tự thoát ra khỏi cuộc họp. Đồng thời bạn nên chuẩn bị sẵn thiết bị tai nghe để phòng khi tiếng phát ra trên điện thoại quá nhỏ.

Trên laptop: Đường truyền Internet đủ mạnh; loa, tai nghe, micro hoạt động đồng thời máy ảnh hoạt động (hoặc không được che) trong trường hợp cuộc họp cần lấy ảnh.

11 Kiểm soát thời gian nói, ưu tiên nội dung quan trọng khi họp

Khi họp nên ưu tiên nói nội dung quan trọng

Khi bạn muốn trao đổi, phát biểu trong cuộc họp thì bạn nên ưu tiên các nội dung quan trọng, tập trung nói vấn đề chính không nói lan man, dài dòng. Điều này sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như rèn luyện khả năng thuyết trình trước đám đông.

12 Không làm việc riêng trong lúc họp

Trong khi họp, nếu như bạn tập trung sẽ giúp bạn nắm bắt được toàn bộ nội dung cuộc họp, cũng như thể hiện được sự nhiệt tình và tâm huyết của mình đối với cuộc họp.

Cần nghiêm túc khi họp trực tuyến

Còn nếu như bạn làm việc riêng sẽ khiến nội dung bạn nghe được bị gián đoạn, điều này có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp cũng như việc bạn xử lý các tình huống diễn ra trong cuộc họp không được suôn sẻ.

Hy vọng với những chia sẻ vừa rồi sẽ giúp bạn và đơn vị, cơ quan, công ty của mình sẽ có những buổi họp, làm việc trực tuyến thực hiện hiệu quả để công việc sẽ được thuận lợi, phát triển hơn.